Avviamento di un gestionale di Pino Pampararo

Pubblichiamo il contributo di  Pino Pampararo,  programmatore ed esperto di Software gestionale in campo odontoiatrico

Adottare un gestionale è sicuramente molto utile e conveniente per migliorare il lavoro all’interno dello studio odontoiatrico. Per  la sua buona riuscita bisogna porre un’attenzione particolare al il suo avviamento, perché questa fase può creare problemi, perdite di tempo e costi che possono addirittura superare la spesa iniziale.

L’introduzione un nuovo software coinvolge tutti i collaboratori dello studio, anche quelli meno predisposti verso le tecnologie informatiche. Però l’uso dei computer è solo parte del problema, infatti più o meno le stesse difficoltà si presentano anche nella migrazione da un gestionale ad un altro più nuovo.

L’avviamento sarà più semplice se si è impostato bene tutto il progetto. Bisogna scegliere un buon gestionale, ben disegnato, facile da usare e installarlo su un hardware adeguato. E’ importante disporre in modo corretto le postazioni di lavoro, il server e gli altri dispositivi. La regola fondamentale dice che il gestionale deve adeguarsi allo studio e non viceversa. Il software deve essere organizzato in moduli, così che si possa iniziare gradatamente, un modulo per volta in modo che gli utenti possano assimilare correttamente le modalità di utilizzo, prima di passare al successivo. Analogamente, bisogna assicurarsi la presenza di informatici esperti, tecnicamente preparati ma che soprattutto conoscano bene le problematiche di uno studio odontoiatrico ed è fondamentale che siano disponibili a seguire personalmente ogni fase dell’attività di avviamento. Il “training on the job” è la modalità più efficace di addestramento, in quanto permette di vedere applicate direttamente sul campo le pratiche caratteristiche dello studio.

In un ambiente di lavoro i cambiamenti difficilmente sono bene accetti, vengono spesso visti con diffidenza. E’ necessario affrontare subito l’argomento con il personale e rassicurarlo: “Alla fine non ci saranno grosse novità avremo solo uno strumento che ci permetterà di lavorare meglio…”. Fondamentale è condividere gli obiettivi prima di iniziare l’attività. Durante il percorso di avviamento  le riunioni periodiche  col personale saranno un’occasione per appoggiare la transizione, senza però trascurare le osservazioni che possono migliorare l’attività, incoraggiando chi partecipa con idee costruttive alla realizzazione del piano. L’avviamento  di un nuovo software necessita di tempo per impararne l’utilizzo , per inserire tutti i dati e per capire come gestire tutte le particolarità dello studio. Oltretutto ,visto che la vita normale dello studio non si ferma, è richiesto al personale un impegno maggiore che va riconosciuto e motivato: “Inserire tutti i dati dei pazienti è un lavoro noioso e faticoso, ma poi potremo eliminare tutte queste cartelle cartacee…”.

All’interno dello studio ci sono dinamiche tra i collaboratori, che si sono sedimentate nel tempo. Una novità come l’adozione di un gestionale può  essere una buona occasione per eliminare certe dinamiche non volute, però bisogna fare attenzione perché può anche creare delle situazioni dannose. L’introduzione di nuove tecnologie generalmente favorisce gli individui più giovani, più flessibili e ben disposti a questo tipo di novità. Tuttavia bisogna fare in modo che questi cambiamenti non  sfavoriscano le  assistenti con più anni di esperienza : anche se meno pronte al cambiamento , queste godono del favore e della confidenza   dei pazienti che conoscono da tanti anni e con la loro esperienza trasmettono un immagine positiva dello studio. 

Pino Pampararo

g.pampararo@gmail.com